دورکاری به پدیده‌ای رایج در دنیای امروز تبدیل شده است و شرکت‌ها و افراد زیادی به دنبال بهترین سامانه دورکاری برای ارتقای بهره وری و کارایی هستند. انتخاب سامانه مناسب، به عوامل متعددی مانند نیازها، بودجه و ترجیحات شما بستگی دارد. در این مقاله به بررسی فاکتورهای مهم در انتخاب سامانه دورکاری و معرفی برخی از بهترین گزینه‌های موجود می‌پردازیم.
فاکتورهای مهم در انتخاب بهترین سامانه دورکاری
عوامل متعددی در انتخاب سامانه دورکاری مناسب برای یک سازمان یا کسب و کار نقش دارند. برخی از مهم‌ترین این فاکتورها را در ادامه مشاهده می‌کنید.
نیازها و الزامات
اولین قدم در انتخاب سامانه دورکاری، شناسایی نیازها و الزامات خاص سازمان شماست. این امر شامل مواردی مانند تعداد کارمندان دورکار، نوع کارهایی که انجام می‌دهند، داده‌هایی که باید به آنها دسترسی داشته باشند و سطح امنیتی مورد نیاز است.
قابلیت‌ها
سامانه‌های دورکاری طیف گسترده‌ای از قابلیت‌ها را ارائه می‌دهند، بنابراین مهم است که سامانه‌ای را انتخاب کنید که نیازهای خاص شما را برآورده کند. برخی از قابلیت‌های رایج عبارتند از:
ارتباطات و همکاری
این شامل ابزارهایی برای چت، پیام رسانی فوری، کنفرانس تصویری و اشتراک گذاری فایل است.
مدیریت وظایف و پروژه
ابزارهای بهترین سامانه دورکاری به کارمندان کمک می‌کند تا وظایف خود را پیگیری کرده و با یکدیگر همکاری کنند.
دسترسی به فایل
این به کارمندان اجازه می‌دهد تا از راه دور به فایل‌های شرکت دسترسی داشته باشند.
امنیت
سامانه دورکاری باید از داده‌ها و سیستم‌های شما در برابر تهدیدات سایبری محافظت کند. امنیت باید یکی از مهم‌ترین ملاحظات هنگام انتخاب سامانه دورکاری باشد و از داده‌ها و سیستم‌های شما در برابر تهدیدات سایبری محافظت کند.
قیمت
قیمت سامانه‌های دورکاری می‌تواند به طور قابل توجهی متفاوت باشد. هنگام انتخاب سامانه، مهم است که بودجه خود را در نظر بگیرید و ویژگی‌هایی را که برای شما مهم‌تر هستند، اولویت بندی کنید.
قابلیت استفاده
سامانه دورکاری باید برای استفاده آسان باشد، هم برای کارمندان و هم برای مدیران. رابط کاربری باید بصری و ساده باشد و باید به طور واضح مستند شده باشد.
پشتیبانی
ارائه دهنده سامانه دورکاری باید پشتیبانی مناسبی ارائه دهد تا در صورت بروز مشکل به شما کمک کند. این شامل پشتیبانی تلفنی، پشتیبانی از چت و مستندات آنلاین است.
علاوه بر این فاکتورها، هنگام انتخاب بهترین سامانه دورکاری، باید موارد زیر را نیز در نظر بگیرید:
- یکپارچگی با سایر سیستم‌ها: آیا سامانه دورکاری با سایر سیستم‌های مورد استفاده شما، مانند سیستم مدیریت محتوای شما یا سیستم CRM شما، یکپارچه می‌شود؟
- قابلیت مقیاس پذیری: آیا سامانه دورکاری می‌تواند با رشد کسب و کار شما مقیاس بندی شود؟
- قابلیت سفارشی سازی: آیا می‌توانید سامانه دورکاری را برای برآورده کردن نیازهای خاص خود سفارشی کنید؟
با در نظر گرفتن تمام این فاکتورها، می‌توانید بهترین سامانه دورکاری را برای سازمان خود انتخاب کنید.
معرفی برخی از بهترین سامانه‌های دورکاری
انتخاب بهترین سامانه به نیازها و ترجیحات خاص شما بستگی دارد. با این حال، برخی از محبوب‌ترین و با رتبه‌بندی بالا‌ترین گزینه‌ها عبارتند از:
Zoho Remotely
این سامانه جامع طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها را برای مدیریت تیم‌های دورکار، از جمله ابزارهای ارتباطی، مدیریت وظایف، اشتراک‌گذاری فایل و ردیابی زمان ارائه می‌دهد.
Slack
یک پلتفرم پیام رسان محبوب است که برای ارتباطات تیمی و همکاری عالی است. همچنین با طیف گسترده‌ای از برنامه‌ها و ابزارهای دیگر ادغام می‌شود.
Microsoft Teams
Teamsمایکروسافت یک پلتفرم همکاری است که با سایر محصولات مایکروسافت مانند Office 365 ادغام می‌شود. این گزینه خوبی برای شرکت‌هایی است که از قبل از محصولات مایکروسافت استفاده می‌کنند.
Google Workspace
مجموعه ابزارهای بهره‌وری ابری گوگل است که شامل Gmail، Calendar، Drive و Docs می‌شود. این گزینه خوبی برای شرکت‌هایی است که به دنبال یک راه‌حل مقرون به صرفه و آسان برای استفاده هستند.
Asana
در لیست بهترین سامانه دورکاری نام پلتفرم Asana به عنوان ابزار مدیریت وظایف به چشم می‌خورد که به شما کمک می‌کند تا وظایف را به تیم خود اختصاص دهید، پیشرفت را پیگیری کنید و سررسیدها را مدیریت کنید.
Basecamp
یک ابزار مدیریت پروژه است که به شما کمک می‌کند تا پروژه‌ها را سازماندهی کنید، فایل‌ها را به اشتراک بگذارید و با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنید. علاوه بر این سامانه‌های جامع، تعدادی ابزار و برنامه دیگر نیز وجود دارد که می‌توانند برای دورکاری مفید باشند، مانند:
- Zoom: یک پلتفرم ویدیوکنفرانس محبوب است که برای برگزاری جلسات و گفتگوهای آنلاین عالی است.
- GoToMeeting: یک پلتفرم ویدیو کنفرانس دیگر است که با ویژگی‌هایی مانند به اشتراک گذاری صفحه و ضبط جلسه ارائه می‌شود.
- Dropbox: یک سرویس ذخیره سازی ابری است که به شما کمک می‌کند تا فایل‌ها را به اشتراک بگذارید و با همکاران خود همکاری کنید.
- Google Drive: یک سرویس ذخیره سازی ابری دیگر است که با سایر محصولات Google Workspace ادغام می‌شود.
- Evernote: یک برنامه یادداشت‌برداری است که به شما کمک می‌کند تا ایده‌ها را ضبط کنید، لیست‌ها ایجاد کنید و اطلاعات را سازماندهی کنید.
- Trello: یک ابزار مدیریت پروژه است که از روشی بصری برای کمک به شما در سازماندهی وظایف و پروژه‌ها استفاده می‌کند.
نکاتی برای انتخاب بهترین سامانه دورکاری
نیازهای خود را مشخص کنید: قبل از انتخاب سامانه، به طور دقیق مشخص کنید که به چه امکاناتی نیاز دارید.
- نسخه‌های آزمایشی را امتحان کنید: بسیاری از سامانه‌های دورکاری نسخه‌های آزمایشی رایگان ارائه می‌دهند. استفاده از این نسخه‌ها به شما کمک می‌کند تا قبل از خرید، سامانه را به طور کامل بررسی کنید.
- نظرات کاربران را بخوانید: قبل از انتخاب سامانه، نظرات کاربران را در مورد آن مطالعه کنید.
- امنیت را در نظر بگیرید: از انتخاب سامانه‌ای که از نظر امنیتی قابل اعتماد است، اطمینان حاصل کنید.
- پشتیبانی مشتری را بررسی کنید: مطمئن شوید که سامانه از پشتیبانی مشتری مناسبی برخوردار است.
با انتخاب سامانه دورکاری مناسب می‌توانید بهره وری و کارایی خود را در حین دورکاری افزایش دهید.
نتیجه گیری
هنگام انتخاب بهترین سامانه دورکاری بسیار مهم است که نیازهای خاص سازمان خود را در نظر بگیرید. به چه ویژگی‌هایی نیاز دارید؟ چه تعداد کارمند دورکار دارید؟ آیا استفاده از سامانه آسان است؟ آیا آموزش یا پشتیبانی در دسترس است؟ لازم به ذکر است که برخی از سامانه‌ها رایگان هستند، در حالی که برخی دیگر هزینه اشتراک ماهانه دارند. پس از در نظر گرفتن این عوامل می‌توانید بهترین سامانه‌های دورکاری را برای نیازهای خود انتخاب کنید.
