درک مزایای کنفرانس تحت وب اولین قدم برای استفاده حداکثری از آن‌هاست! فرهنگ کار از خانه به تدریج در حال تبدیل شدن به یک هنجار و عادت برای مشاغل است. تحولات جهانی مانند کووید-19 به سرعت تقاضا برای ابزارهای خاصی را بیشتر و به ترویج دورکاری کمک کرد. وب کنفرانس یکی از این موارد است. در این مقاله 7 مورد از مزایای وب کنفرانس را هم برای مشاغل و هم برای کارمندان بررسی می‌کنیم. موارد زیر تنها تعدادی از مزایای بیشماری است که پلتفرم‌های وب کنفرانس ارائه می‌دهند.
بهره وری و صرفه جویی در زمان؛ یکی از مزایای وب کنفرانس
مهم‌ترین مزیت کنفرانس تحت وب راندمان و صرفه جویی در زمان است. از آنجایی که کارمندان می‌توانند از راه دور و در منزل خود کار کنند، زمان صرف شده برای سفر به محل کار و بازگشت به خانه بسیار کاهش می‌یابد. توانایی کارگران برای تکمیل کار و برخورد با مسائل بدون خروج از خانه به میزان قابل توجهی در زمان آن‌ها صرفه جویی می‌کند و همچنین بهره وری را افزایش می‌دهد. زمان صرف شده برای سفر به محل کار و بازگشت به خانه می‌تواند برای انجام کارهای سازنده‌تر استفاده شود.
هزینههای رفت و آمد
یکی از مزایای وب کنفرانس کاهش هزینه های حمل و نقل است. به غیر از صرفه جویی در زمان، کار از خانه بر هزینههای رفت و آمد نیز تاثیر می‌گذارد زیرا دیگر نیازی به جا به جایی نیست. علاوه بر این، بسیاری از شرکت‌ها کارمندان خود را به سفر داخلی یا خارجی می فرستادند. با کنفرانس وب، این کار دیگر انجام نمی‌شود و کسب و کارها می توانند این بودجه را به سایر حوزه‌های دیگر خود هدایت کنند.
از طریق بسترهای کنفرانس وب، نیاز به رفت و آمد کاهش می‌یابد. جلسات به صورت آنلاین انجام می‌شوند و همکاران از هر مکانی در سراسر جهان می‌توانند در آن شرکت کنند. دیگر تاخیر پرواز، ترافیک و هر مشکل دیگر در حمل و نقل بهانه‌ای برای از دست دادن کنفرانس‌ها و جلسات کاری نیست. یکی از مسائلی که ممکن است با کنفرانس‌های ویدئویی از خانه پیش بیاید، چالش های موجود در خانه و تصویر پشت صحنه است. اما به لطف فناوری، با پوشاندن پشت صحنه با تصاویر یا ویدیوها میتوان این مشکل را به راحتی حل کرد. بنابراین، کارمندان نیازی به نگرانی در این مورد ندارند و می‌توانند بر روی وب کنفرانس تمرکز کنند.
اشتراک گذاری برنامه و دسکتاپ یکی از مزایای وب کنفرانس
یکی از مهم‌ترین مزایای وب کنفرانس اشتراک گذاری اپلیکیشن و دسکتاپ است. چندین پلتفرم وب کنفرانس امکان ارائه اطلاعات از طریق صفحات گسترده اکسل، ارائه پاورپوینت یا هر سند مهم دیگری را از طریق ویژگی اشتراک صفحه نمایش فراهم می‌کنند. این ویژگی تضمین می‌کند که جلسه کاری شما به خوبی انجام خواهد شد و تمام اعضا بدون هیچ مشکلی در صفحه حضور دارند.
راهی سریع برای دستیابی به همکاران
کنفرانس وب مطمئنا باعث صرفه جویی در زمان سفر و رفت و آمد می‌شود اما این همه مزایای آن نیست! کسب و کارها از طریق وب کنفرانس می‌توانند خدمات و محصولات را بدون اتلاف وقت و به صورت آنلاین نمایش دهند. شرکت‌ها با داشتن یک آموزش یا وبینار آماده می‌توانند در زمانی که معمولا صرف هماهنگی با کارمندان و مشتریان می‌شود، صرفه جویی کنند.
حل آسان مشکلات نسبت به جلسات حضوری
یکی دیگر از مزایای وب کنفرانس این است که می‌تواند به حل مسائلی که ممکن است در جلسات حضوری بیشتر طول بکشد کمک کند. در طول جلسات حضوری، اغلب حواس پرتی‌های متعددی وجود دارد. مشکل اصلی اغلب ناشی از اتلاف وقت برای چای، میان وعده‌ها و صحبت‌های کوتاه است. وب کنفرانس به صرف چای یا میان وعده نیست. بنابراین، هر مشکل بزرگ یا کوچک را میتوان در زمان کوتاه‌تر و به روشی بهتر حل کرد.
دسترسی به منابع
پلتفرم‌های کنفرانس تحت وب را میتوان به نرم افزارهای ویدئویی زنده متصل کرد که به کاربران امکان می‌دهد به راحتی منابعی مانند اسناد مهم تجاری، PDF، ارائهها و موارد دیگر را به اشتراک بگذارند. به همین ترتیب، کارمندان می‌توانند با موضوعات همراه بوده و به اطلاعات مربوطه برای بهبود بهره وری و کارایی دسترسی داشته باشند.
ارتباطات بهبود یافته
از آنجایی که کارمندان از مکان‌های مختلف به هم ملحق می‌شوند، معمولا قبل از شروع وب کنفرانس، در مورد زمان‌های شروع و پایان توافق می‌کنند و این امر باعث می‌شود که بحث جدی‌تری شود. هنگامی که جلسه به طور موثر برگزار می‌شود، شرکت کنندگان در کنفرانس روی موضوعات مورد بحث متمرکز و هوشیار باقی می‌مانند. به جای ارسال ایمیل‌های خسته کننده، کارمندان در وب کنفرانس می‌توانند نشانه‌های بصری ضروری را در زبان بدن از سوی همکاران، شرکا، همکاران، مشتریان و غیره ببینند. ابراز نگرانی، رضایت یا درک می‌تواند راحت‌تر از ایمیل‌های انبوه، پست‌های صوتی و پیام‌های فوری مورد بررسی قرار بگیرد.
در وب کنفرانس به دنبال چه ویژگیهایی باشیم؟
کنفرانس تحت وب به یک شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا مزایای یک مکالمه تلفنی معمولی و تماس تصویری زنده را ترکیب کند. همچنین از دیگر مزایای وب کنفرانس این است که می‌توانید در طول کنفرانس وب با یکدیگر چت کنید. این بدان معناست که شما می توانید تایپ کنید، پیامک ارسال کنید و به صورت صوتی با سایر شرکت کنندگان ارتباط برقرار کنید. همچنین با اتصال به اینترنت می‌توانید مستقیما به فایل‌های ضروری روی دسکتاپ خود دسترسی داشته باشید و آن‌ها را با سایر اعضای حاضر در کنفرانس شرکت می‌کنند به طور هم زمان به اشتراک بگذارید. سایر ویژگی‌ها شامل موارد زیر هستند:
- اتاقهای ملاقات ابری شخصی
- اشتراک گذاری صفحه و فایل
- شماره گیری تلفن
- مدیریت وظایف گروهی
نتیجه گیری
در این مقاله مزایای وب کنفرانس را شرح داده‌ایم. کنفرانس تحت وب به مرحله‌ای رسیده است که توسط مشاغل و کارمندان به عنوان یک ضرورت تلقی می‌شود. استفاده از نرم افزار کنفرانس تحت وب امکان مقیاس پذیری، مقرون به صرفه بودن و انعطاف پذیری را برای رفع نیازهای ارتباطی گسترش می‌دهد. مزایای کنفرانس وب بی حد است. امروزه ، فناوری با سرعت عظیمی پیشرفت می کند. همه چیز در دنیای مجازی اینترنت جایگزین می شود.
