تکنولوژی‌های امروزی به طور چشمگیری روش کار و سازماندهی تیم های کاری را تغییر داده‌اند. در گذشته، تیم‌های کاری از ابزارها و روش های سنتی کامپیوتر مانند: جداول اکسل، دفترچه‌های یادداشت و تلفن‌های ثابت برای مدیریت پروژه‌ها و هماهنگی کاربران استفاده می‌کردند. اما امروزه با پیشرفت تکنولوژی نیازمندی‌های تیم‌های کاری تغییر کرده است. نیاز به ابزارهای مدیریت پروژه و هماهنگی متناسب با شرایط جدید بیشتر شده است.
که یکی از نرم افزارهای معروف مدیریت پروژه و هماهنگی تیم‌ها که به صورت آنلاین و کاربردی عرضه شده ترلو می‌باشد. ترلو یک سامانه مبتنی بر ابر است که توسط تیم یک شرکت نرم افزاری با همین نام توسعه داده شده است. این نرم افزار قابلیت‌های بسیاری ارائه می‌دهد که به تیم‌ها چه به صورت دورکار چه حضوری در سازماندهی پروژه‌ها، مدیریت وظایف، هماهنگی کاربران و پیگیری پیشرفت کارها کمک می‌کند. برای اشنایی بیشتر با نرم افزار ترلو در ادامه مقاله همراه ما باشید.
هدف استفاده از نرم افزار ترلو چیست؟
تمرکز اصلی ترلو بر روی ارائه یک روش بصری و آسان برای مدیریت پروژه‌ها و تعامل با تیم‌ها است. این نرم افزار از ساختاری بر پایه بوردها و کارت‌ها استفاده می‌کند. که به کاربران این امکان را می‌دهد تا وظایف را به شکل دسته بندی شده و قابل رویت مدیریت کنند. هر کارت می‌تواند شرحی از وظیفه باشد و به همراه لیستی از فعالیت‌ها و چک لیست‌ها مرتبط با آن کارت قرار گیرد. اعضای تیم می‌توانند بر روی کارت‌ها کامنت بگذارند، فایل‌ها و منابع مرتبط را به آن ارسال و به راحتی پیشرفت کارها را پیگیری کنند. یکی از ویژگی‌های بارز Trello قابلیت تطبیق با نیاز تیم‌های کاری مختلف است. با استفاده از این نرم افزار، تیم‌ها می‌توانند وظایف خود را بر اساس فرآیندهای دلخواه خود سفارشی سازی کنند و تغییراتی که در طول پروژه رخ می‌دهد را با تغییرات مرتبط در Trello هماهنگ کنند.
تعریف کلی از برنامه ترلو
ترلو یک پلتفرم مدیریت هماهنگی پروژه می‌باشد که هم نسخه تحت وب و هم اپلیکیشن دارد. برای مدیریت و راهبرد پروژه یا برنامه‌های شخصی و عمومی به صورت کاملا هماهنگ طراحی شده است. نرم افزار ترلو به تیم ها اجازه می‌دهد تا به شیوه‌ای مشارکتی و سازمان یافته، به ایده پردازی، برنامه ریزی و مدیریت کارهای خود بپردازند. نرم افزار ترلو به صورت کاملا ساده و کاربر پسند طراحی شده است.
اصطلاحات کاربردی در نرم افزار ترلو
نرم افزار ترلو شامل چندین قسمت اصلی است که بیشتر فعالیت‌های داخلی آن به وسیله این قسمت‌ها انجام می‌شود و برای کار با این نرم افزار بهتر است با اصلاحات آشنایی داشته باشید.
- بورد ترلو: در حالت کلی برای ایجاد محیط یک پروژه، باید یک بورد مناسب در ترلو ایجاد کرده و قسمت‌های مختلف پروژه را در آن تنظیم کنید و در اختیار اعضای گروه قرار دهید. با ایجاد بورد در ترلو می‌توانید فعالیت‌های لازم در پروژه را دسته بندی کنید. بوردها در ترلو شبیه یک تخته سیاه است که می‌توان اطلاعات را به صورت لحظه‌ای رصد کرده و از آن برای سازماندهی و تنظیم ارتباطات و فعالیت‌های خود استفاده کنید.
- لیست در ترلو: به ستون‌هایی در ترلو گفته می‌شود که می‌توانید کارهای مختلف را روی آن تعریف و مشخص کنید. مشاهده مراحل پیشروی پروژه مورد نظر و نحوه پیشرفت کار از طریق لیست‌ها در نرم افزار ترلو امکان پذیر می‌باشد.
- کارت‌ها در ترلو: کوچک‌ترین واحد برای بوردها در ترلو ، کارت‌ها هستند که به منظور ثبت اطلاعات جزئی‌تر راجب فعالیت‌ها و پروژه‌ها از آن استفاده می‌شود.
- نوار منو در ترلو: بعد از ورود به محیط نرم افزار ترلو، نوار منو را مشاهده می‌کنید که در واقع مرکز و مغز انجام پروژه شما محسوب می‌شود. مدیریت اعضای تیم، تغییر لیست‌ها، ویرایش و فیلتر کارت‌ها همگی جزو فعالیت‌هایی می‌باشند که می‌توانید در بخش منو به آن‌ها دسترسی داشته باشید.
آموزش کار با نرم افزار ترلو
نرم افزار Trello یک ابزار مدیریت پروژه و کارتابل آنلاین است که به شما کمک می‌کند تا به راحتی و به صورت هماهنگ با تیم خود، وظایف، پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف را برنامه‌ریزی و پیگیری کنید. در زیر، در چند مرحله برای استفاده از نرم افزار Trello را توضیح خواهیم داد:
ساخت یک حساب کاربری:
به وب سایت Trello مراجعه کنید: https://trello.com و روی دکمه ثبت‌نام کلیک کنید و فرم مورد نیاز را پر کنید یا از گزینه ثبت‌نام با استفاده از گوگل استفاده کنید.
ساخت یک برد:
وارد حساب کاربری خود شوید. روی دکمه “ساخت برد جدید” یا “Create new board” کلیک کنید و نام برد را وارد کرده و بر روی “ساخت برد” کلیک کنید.
ایجاد لیست‌ها:
پس از ساخت برد، یک لیست پیش‌فرض به نام ” Default list” ایجاد می‌شود. برای افزودن لیست‌های جدید، روی “اضافه کردن لیست جدید” یا “Add a list” کلیک کنید و نام لیست را وارد کنید.
افزودن کارت‌ها:
روی لیست مورد نظر کلیک کنید. روی “اضافه کردن کارت جدید” یا “Add a card” کلیک کنید و نام کارت را وارد کنید. برای توضیح بیشتر درباره کارت، می‌توانید توضیحات اضافه، پیوست‌ها و برچسب‌ها را اضافه کنید.
تخصیص وظایف و پیگیری:
برای تخصیص کارت به یک عضو تیم، کارت را انتخاب و به نام عضو تیم مورد نظر را وارد کنید. می‌توانید برای هر کارت موعد تحویل، برچسب‌های اولویت، چک‌لیست‌ها و سر رسیدها را اضافه کنید.
استفاده از ویژگی‌های پیشرفته:
نرم افزار ترلو امکاناتی مانند: لیست‌های تحت عنوان، تقویم، فیلترها و برچسب‌های سفارشی را ارائه می‌دهد. برای دسترسی به این ویژگی‌ها، روی منوی سمت راست کارت یا برد کلیک کنید و گزینه‌های مورد نظر را انتخاب کنید. این توضیحات اولیه به شما کمک می‌کنند تا با نحوه استفاده از نرم افزار Trello آشنا شوید. با استفاده از این ابزار، می‌توانید فعالیت‌ها و پروژه‌های خود را بصورت منظم و موثرتر مدیریت کنید و با تیم خود هماهنگی بهتری داشته باشید.
مزایای استفاده از نرم افزار ترلو
- سادگی استفاده: پلتفرم ترلو به صورتی طراحی شده که ساده و کاربر پسند می‌باشد. کاربران می‌توانند به سرعت یاد بگیرند که چگونه برد، کارت و لیست ایجاد کنند و آن‌ها را به محل مناسب انتقال دهند.
- قابل تنظیم: ترلو به کاربران این امکان را می‌دهد تا بردهای خود را با برچسب‌ها، تاریخ‌های موعد و چک لیست‌ها را سفارشی کنند.
- همکاری: ویژگی‌های این نرم افزار به گونه‌ای سازماندهی شده است که تیم‌های مختلف سازمان بتوانند در یک صفحه با یکدیگر همکاری کنند. همچنین کاربران می‌توانند نظرات، پیوست‌ها و برچسب‌ها را به کارت‌ها اضافه کرده و اطلاعات را به سادگی به اشتراک بگذارند.
- ادغام: ترلو با یک دامنه گسترده از ابزارها و خدمات دیگر مانند: Google Drive، Dropbox و Slack، ادغام می‌شود. این ویژگی روند کار را اسان کرده و یک همکاری بهتر را بین اعضای تیم روی پلتفرم‌های مختلف فراهم می‌کند.
- نرم افزار موبایل: نرم‌افزار موبایل ترلو به کاربران امکان می‌دهد تا به بردها و وظایف خود در هر زمانی دسترسی داشته باشند، که برای اعضای تیمی که اغلب در حال جا به جایی هستند، بسیار مفید است.
نتیجه گیری
نرم‌افزار ترلو یک پروژه یا برنامه را به صورت بورد تعریف می‌کند و موارد مختلف را به صورت کارت در بورد قرار می‌دهد. در جزئیات هر کارت، می‌توانید اقداماتی نظیر برچسب‌گذاری، یادداشت، توضیح و پیوست فایل را انجام دهید. اگر چه Trello یکی از نرم‌افزارهای پرکاربرد در حوزه مدیریت پروژه است، اما مزایا و معایب خاص خود را دارد و Trello نیز از این قاعده مستثنی نیست. این نرم‌افزار دو نسخه پولی به نام‌های Trello Gold و Trello Business دارد. که برای کسب و کارهای بزرگ یا افرادی که به امکانات پیشرفته‌تری نیاز دارند طراحی شده است.
