امروزه سیستم‌های کامپیوتری یکی از مهم‌ترین بخش‌های راه اندازی کسب و کار هستند. در عصر تکنولوژی، هیچ کسب و کاری نمی‌تواند بدون داشتن یک سیستم کامپیوتری مناسب دوام بیاورد. رایانه‌ها برای انجام وظایف مختلف در سازمان کاربرد دارند، از ذخیره داده‌های مهم گرفته تا برقراری ارتباطات سریع. در دنیای امروز که کل اعضای شرکت شما روی سیستم‌های رایانه‌ای خود کار می‌کنند، نمی‌توانید عملکرد آن‌ها را با استفاده از روش‌های سنتی نظارت کنید. برای کنترل و تجزیه و تحلیل فعالیت‌های کامپیوتری کارمندان خود باید از یک نرم افزار مانیتورینگ دسکتاپ مناسب استفاده کنید. در این مقاله با مفهوم و مزایای مانیتورینگ بیشتر آشنا می‌شوید!
مانیتورینگ دسکتاپ چیست؟
مانیتورینگ دسکتاپ سیستمی است که برای نظارت و ثبت فعالیت کاربر در رایانه استفاده می‌شوند. کارفرمایان از مانیتورینگ کامپیوتر برای نظارت بر بهره وری و رفتار کارکنان در محل کار استفاده می‌کنند. این سیستم هم برای کارهای حضوری و هم برای دورکاری مناسب است.
برخی مواردی که شرکت‌ها در رایانه کارمندان خود نظارت می‌کنند عبارتند از:
- نام کاربری که کارمند برای ورود به لپ تاپ یا رایانه خود استفاده می‌کند
- فعالیت کاربر مانند ضربه زدن به کلید، استفاده از اینترنت، انتقال فایل و غیره
- زمان صرف شده برای کارهای مختلف در طول ساعات کاری
- برنامه‌ها و وب‌سایت‌های استفاده شده در ساعات کاری
- ارتباطات داخلی و خارجی (پیام های فوری، ایمیل و غیره) از طریق شبکه شرکت
- مکان و آدرس IP (برای یک کارمند از راه دور)
- سایر دستگاه‌های جانبی مانند هارد دیسک، درایو USB، چاپگر و غیره
شرکت‌ها معمولا گزارش‌های فعالیت کارکنان را به عنوان بخشی از برنامه‌های خود در سرورهای امن ذخیره می‌کنند. آن‌ها می‌توانند تجزیه و تحلیل‌هایی را روی این داده‌ها اجرا کنند تا الگوهای رفتار کارکنان را شناسایی و از نتایج آن برای افزایش بهره‌وری استفاده کنند. اما چگونه سازمان می‌تواند بر تمام کامپیوترهای موجود در فضای کاری نظارت کند؟
مانیتورینگ دسکتاپ چگونه کار می‌کند؟
بیشتر شرکت‌ها از نرم افزار مانیتورینگ برای نظارت تمام سیستم‌ها (در محل و از راه دور) متصل به شبکه استفاده می‌کنند. نرم افزار نظارت یا مانیتورینگ دسکتاپ ابزاری است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا از کارمندان خود در محل کار یا از راه دور مراقبت کنند. این نرم افزار می‌تواند یک ردیاب ساده باشد یا یک مجموعه مدیریتی جامع با ویژگی‌های نظارتی پیشرفته مانند:
- گرفتن اسکرین شات از صفحه نمایش رایانه در فواصل زمانی منظم
- احراز هویت چند مرحله ای برای جلوگیری از سرقت اطلاعات
- نظارت بر انتقال فایل‌ها
- نظارت بر مدارک و اسناد
- تجزیه و تحلیل رفتار کاربر برای نظارت بر فعالیت کارکنان و شناسایی تهدیدات بالقوه
- ردیابی GPS و geofencing برای نظارت کارمندان از راه دور
چرا مانیتورینگ دسکتاپ در محل کار مهم است؟
نظارت بر فعالیت رایانه‌ای کارکنان به شما کمک می‌کند:
-
بهبود بهره وری کارکنان
کارمندان ممکن است حواسشان پرت شود و در طول ساعات کاری خود درگیر فعالیت‌های دیگر شوند. این امر بر کارایی کلی شرکت تاثیر می‌گذارد. اما زمانی که کارمندان بدانند که فعالیتشان تحت نظارت است، ممکن است از دسترسی به وب سایت‌ها و برنامه های غیر مرتبط با کار خودداری کنند. در نهایت این امر بهره وری آن‌ها در طول روز کاری را دوچندان می‌کند. علاوه بر این، مدیران می‌توانند خطاها و مشکلات را در زمان واقعی با مانیتورینگ تشخیص دهند و کارکنان را بر اساس آن راهنمایی کنند.
همچنین، مدیران می‌توانند از این گزارش‌ها برای شناسایی الگوهای کاری ضعیف و اتلاف وقت در طول ساعات کاری استفاده کنند.به کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند کمک می‌کنند تا چنین مسائلی را به بهترین شکل حل نمایند و کارایی را بهبود بخشند. همچنین با این ابزار می‌توانید به راحتی فعالیت‌های کارکنان دورکار خود را نظارت کنید.
-
جلوگیری از اعمال غیراخلاقی
شرکت‌ها معمولا برای محافظت در برابر تهدیدات خارجی خوب عمل می‌کنند، اما اغلب در تشخیص خطرات و تهدیدات بالقوه داخلی شکست می‌خورند. ممکن است کارمندان طی اقداماتی داده‌های مهم شرکت را در معرض خطر قرار دهند و بر عملیات آن تاثیر منفی بگذارد. اینگونه مسائل امنیتی معمولا به عنوان یک تهدید داخلی شناخته می‌شود زمانی که کارکنان:
- مدارک محرمانه تجاری و یا اطلاعات شخصی مشتریان یا کارمندان را با منابع خارجی به اشتراک بگذارند
- از برنامه‌ها و وب‌سایت‌هایی که داده‌ها و امنیت شبکه کامپیوتری را به خطر می اندازند استفاده کنند
- تسهیل فرایند از دست دادن داده‌ها
مانیتورینگ موثر کارمندان می‌تواند به همراه بررسی مداوم رایانه‌ها چنین تهدیداتی را به حداقل برساند. نرم افزار مانیتورینگ پیشرفته از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین برای تجزیه و تحلیل رفتار کارکنان استفاده می‌کند. به همین ترتیب شرکت‌ها می‌توانند تهدیدات بالقوه را پیش بینی کرده و اقدامات پیشگیرانه را برای جلوگیری از آن‌ها انجام دهند.
-
دستورالعمل‌های امنیتی
بسته به ماهیت کار، مشاغل باید برخی از استانداردهای امنیتی را رعایت کنند. اما اطمینان از اینکه تمام کارمندان به دستورالعمل‌ها پایبند باشند به یک چلش برای مدیران تبدیل شده بود. خوشبختانه، بیشتر نرم افزارهای مانیتورینگ دسکتاپ مطابق نیازهای سازمان سفارشی سازی می‌شوند تا مطابق با چنین قوانین و استانداردهایی عمل کنند. به عنوان مثال، سازمان مراقبت‌های بهداشتی از ابزار مانیتورینگ استفاده می‌کند تا از اطلاعات شخصی بیماران سوء استفاده نشود. با این حال، برای بهره‌مندی کامل از مزایای مانیتورینگ دسکتاپ باید در پیاده سازی این راهکار دقت کنید.
چرا به سیستم مانیتورینگ دسکتاپ نیاز دارید؟
نرم افزار نظارت بر کارمندان می‌تواند یکپارچگی و کارایی را در عملیات کسب و کار شما به ارمغان بیاورد. با نرم افزار مانیتورینگ می‌توانید عملکرد سازمان خود را با روش‌های مختلف ارتقا دهید.
- مانیتورینگ کارایی کارکنان
- جریان روان ارتباطات
- بهینه سازی منابع شرکت
- ایمن سازی سیستم نرم افزاری شرکت
- ارزیابی عملکرد و غیره.
بهترین روش‌های مانیتورینگ دسکتاپ
در اینجا چند استراتژی وجود دارد که با استفاده از آن می‌توانید تیم‌های خود را به طور ایمن و موثر نظارت کنید:
- نرم افزار مانیتورینگ مناسب برای نیازهای کسب وکار خود را شناسایی کنید.
- قوانین نظارت بر دسکتاپ خود را تعیین کنید و رضایت کارمندان را در این مورد جویا شوید.
- یک نرم افزار مانیتورینگ ایمن انتخاب کنید که از حریم خصوصی کارمندان محافظت می‌کند.
- اطلاعات شخصی و رمز عبور کارمند را ثبت نکنید.
- مانیتورینگ شبکه و سایر دستورالعمل‌های امنیتی را دنبال کنید.
- اگر تیم کاملا دورکار دارید، به دنبال نرم افزاری باشید که آن‌ها را بهتر درگیر کند.
مزایای مانیتورینگ دسکتاپ
بزرگ‌ترین مزیت راهکار نظارتی و نگهداری دسکتاپ این است که می‌توانید مشکلات را قبل از شدیدتر شدن شناسایی کنید. مشکلات حل نشده می‌توانند به مشکلاتی تبدیل شوند که باعث خرابی سخت افزار شود. شما می‌توانید بیشتر این مشکلات را به سادگی با تشخیص زودهنگام و حل به موقع آن‌ها از بین ببرید. راهکار مانیورینگ دسکتاپ می‌تواند استفاده از CPU، فضای دیسک و حافظه سیستم شما را بررسی کند. اگر چیزی غیرعادی به نظر می‌رسد، می‌توانید روی این نرم افزار حساب کنید تا مشکل را به سرعت حل کند.
به روز نگه داشتن همه رایانه‌ها با آخرین به روز رسانی‌های امنیتی بسیار دشوار است. راهکار مانیتورینگ دسکتاپ به روز رسانی‌ها را به محض انتشار آن‌ها اجرا می‌کند، به طوری که دیگر نیازی نیست نگران رفع مشکل یا باگ نرم افزاری باشید. در عوض، می‌توانید بر روی پیشبرد فعالیت‌های خود به صورت عادی تمرکز کنید.
نتیجه گیری
سازمان‌ها باید سیستم‌های کامپیوتری خود را در شرایط کاری مناسب نگه دارند تا سرمایه گذاری‌های سخت افزاری قابل توجه خود را به حداکثر برسانند. علاوه بر این، شما به افرادی در میان کارمندان خود نیاز دارید که آموزش دیده باشند و از پس این مشکلات فناوری برآیند. مانیتورینگ دسکتاپ به سازمان‌ها در بهبود بهره وری، انطباق و امنیت داده‌ها کمک می‌کند. شما می‌توانید از ابزارهای مانیتورینگ و روش‌های ذکر شده در بالا برای ایجاد یک برنامه نظارتی و دستیابی به اهداف تجاری خود استفاده کنید. نرم افزار مانیتورینگ کامپیوتر مزایای زیادی را برای مشاغل فراهم می‌کند. با ردیابی فعالیت کارکنان، می‌توانید بهره‌وری را افزایش دهید، تهدیدات امنیتی بالقوه را شناسایی کنید و بر رعایت سیاست‌های شرکت نظارت کنید.
